Administración exitosa de nómina por migración a SAP



En el año 2017 nuestro cliente era parte de un grupo empresarial dedicado al retail sin embargo en el 2018 el grupo decidió vender la empresa.  Al realizar la compra el grupo comprador decidió implementar SAP en toda su organización incluyendo por su puesto el área de gestión humana.

Como parte del acuerdo de venta, la nómina seguiría siendo administrada por el centro de servicios compartidos del grupo vendedor por el lapso de 1 año. Como suele suceder en estos casos se cumplía el año y la implementación de SAP aún no lograba culminarse y recién se iniciaba en el área de nóminas. Al respecto nuestro cliente comenta:

Como antecedente al caso ¿Qué problema o inconveniente motivó que optaran por la búsqueda de un outsourcing de nóminas? 

Como consecuencia de la compra de la empresa por empresarios chilenos, nuestra empresa firmó un acuerdo con la empresa vendedora para mantener los procesos administrativos (Administración, Finanzas y RR.HH.) por un año adicional hasta que pudiera establecer su organización e implementar su ERP, para lo cual adquirió el sistema SAP.

La implementación tomó más tiempo del estimado, generando que el plazo previsto en el convenio se exceda, ante lo cual la empresa vendedora puso un plazo límite para desvincularnos definitivamente.

La empresa encargada de la implementación de SAP pudo concluir la implementación de los módulos contable y financiero, más no el módulo de nóminas y el plazo estaba prácticamente vencido. Se intentó negociar con la empresa vendedora una ampliación de plazo, pero no se tuvo éxito.

Sin tiempo había que buscar un plan de contingencia que pudiera salvar la nómina de los trabajadores, sin afectar la oportunidad del pago ni la exactitud en los cálculos, por ello se tomó la decisión en confiar en Tawa y su servicio de outsourcing de nóminas.


La empresa comenzó a buscar en el mercado una consultora que pueda realizar una implementación rápida y que se encargue del proceso de su nómina por un breve lapso de tiempo. En Outsourcing de nóminas de Tawa ya habíamos tenido un par de experiencias similares en el pasado y aceptamos el reto, sabiendo que el flujo de información para la implementación sería complicado. Sobre ello nuestro cliente comenta:

Al inicio de la implementación de la nómina con Tawa ¿Qué inconvenientes de información o tecnología se presentaron en su empresa y que debieron afrontar para implementar?

Tawa nos envió una serie de plantillas para la carga de la información; situación que se complicó puesto que no era sencillo obtener información específica y detallada de la empresa vendedora; viendo esta situación Tawa vio como alternativa pedir reportes que manejaba la empresa vendedora dentro de su sistema que les sería más sencillo obtenerlos y de los que Tawa directamente pudiera rescatar la información.

Realmente estuvimos contra el tiempo, no hubo tiempo para realizar paralelos y a pesar de las dificultades que se tuvieron para el levantamiento de la información se logró con éxito la planilla pagándose en forma oportuna y sin errores desde el primer mes de desvinculación.

Con las primeras reuniones en las que se dieron a conocer las dificultades y necesidades del cliente se logró la implementación en el tiempo estimado incluyendo en ello la parametrización de los asientos de nómina en SAP pues este módulo ya se había logrado implementar en el cliente.

En un principio se firmó un contrato que iniciaba en el mes de agosto del 2018 y culminaba en diciembre de ese mismo año sin embargo el contrato se prolongó hasta marzo del 2019, mes en el que la empresa culminó su implementación de nómina en SAP.

Durante los meses en los que Tawa se hizo cargo de la nómina la empresa obtuvo los siguientes beneficios.

  • Concentró sus recursos en su principal objetivo que era lograr la implementación de la nómina en SAP.
  • Logró mantener sin interrupción sus compromisos de pago con sus colaboradores y entidades estatales.
  • Utilizó los cálculos de nómina efectuados por Tawa como una importante guía en la implementación y parametrización de su nómina en SAP, es decir tuvo un referente de alta confiabilidad.
  • Una vez implementado SAP, logró el control interno de su nómina y recibió de Tawa la información de los meses en que se hizo cargo de la nómina manteniendo con ello su información histórica.

Como beneficio ¿Tercerizar la nómina en qué forma los ayudó a lograr el objetivo de implementar SAP?

En las circunstancias en las que nos encontrábamos era gravitante tercerizar la nómina por el tiempo que tomó concluir con la implementación de SAP.

Asimismo, el ordenamiento de la información por parte del outsourcing (Tawa) nos ayudó en la implementación del SAP.

Las cinco principales ventajas que obtuvimos al tercerizar la nómina fueron:

  1. Una buena transición entre la empresa vendedora y nuestro propio ERP.
  2. Garantizar un cálculo correcto de las nóminas y pago oportuno.
  3. Cumplir con todas las normas legales laborales y tributarias.
  4. Contar con apoyo personalizado en todo el proceso de nóminas.
  5. Recibir una información ordenada.

Tuvimos más de una opción de outsourcing y estamos seguros que optamos por la mejor.

Propuesta de la UN Outsourcing de Remuneraciones

Normalmente las empresas optan por tercerizar su nómina como una decisión de largo plazo sin embargo esta no es la única situación en que pueden optar por tercerizar pues cuando las empresas inician operaciones y no cuentan aún con una estructura sólida o cuando están atravesando una reestructuración o inician operaciones en el país y aún no tienen un conocimiento amplio de la legislación local la tercerización por un corto o mediano plazo es también una alternativa interesante para lograr una rápida implementación y puesta en marcha del proceso de pago de haberes a sus colaboradores así como el cumplimiento cabal de sus obligaciones laborales y tributarias.

Este es un caso de éxito en el que Tawa sirvió de soporte poniendo a disposición del cliente su conocimiento, experiencia e infraestructura tecnológica para el logro de su objetivo.

Ficha del proyecto:


Nombre del proyecto

Administración exitosa de nómina por migración a SAP

Servicios

  • Outsourcing de Remuneraciones

Cliente

Empresa de servicios

Año del proyecto

2018

Tipo de proyecto

Administración de nómina por corto plazo

Duración

6 meses

Estado

Concluido



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